CAPACITACIÓN EN ARCHIVÍSTICA

En aras de mantener la calidad y transparencia de sus procesos archivísticos, la Institución Educativa Normal Superior Nuestra Señora de las Mercedes de Zarzal-Valle, se capacitará para empezar poco a poco a implementar las Tablas de Retención Documental (TRD). Las TRD son listados de series de diferentes tipos que permiten conocer los documentos que produce la Normal Superior, por cuánto tiempo se retienen en el archivo y cuál será la disposición final que se le dará. Estas tablas le hacen seguimiento a los escritos institucionales desde su elaboración hasta la eliminación o conservación permanente de aquellos que se constituyen en sustento histórico. Esta metodología es la única forma de manejar y organizar la documentación producida y recibida, que una vez pierde vigencia se convierte en patrimonio cultural y de identidad nacional. “Implementar este mecanismo archivístico es importante puesto que los documentos que allí reposan son útiles para la toma de decisiones basada en antecedentes”. ¿Cómo se construyen?La elaboración de Tablas de Retención Documental comienza con la investigación sobre la Institución y con la aplicación de algunas encuestas a personas que realizan los documentos. Luego, las tablas deben pasar al Consejo Departamental de Archivo, instancia que evalúa y determina si están acorde con lo estipulado en las normas de la Institucióny en el marco general de la función archivística. Los documentos a eliminar se destruyen y se deja constancia en un acta suscrita por el presidente del Comité de Archivo, el jefe de archivo y de la dependencia que lo emitió.La utilización de las TRD se reglamenta en la ley 594 del año 2000, expedida por el Congreso de la República durante la presidencia de Andrés Pastrana Arango, y se rige por el acuerdo 039 de 2002, emitido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación; esta legislación cita que todas las entidades públicas y privadas están obligadas a tener Tablas de Retención Documental. Importancia de archivarEl objetivo principal de un archivo es disponer la documentación organizada para los ciudadanos que acudan a ella como fuente histórica. “Archivar es una forma de guardar testimonios de los hechos, de las personas y de las obras” Los documentos institucionalizan las decisiones y los archivos constituyen una herramienta de transparencia para la gestión administrativa, financiera, académica y cultural de la institución.